Kundenbereich – „Dein Bereich“ für deine Kunden

Unten in jeder Mail an deine Kunden steht ab jetzt „Dein Bereich bei <dein Studio>“. Ein Klick – und dein Kunde sieht alles, was zu ihm gehört, an einem Ort. Im Look deines Studios: dein Logo, dein Name, die Akzentfarbe deiner Homepage.

Was dein Kunde dort sieht

• Termine – kommende und vergangene: Datum, Uhrzeit, Leistung, Artist, Ort mit Adresse. Absagen oder verschieben geht über dieselbe Seite wie aus der Erinnerung – mit deinen Absageregeln.
• Anzahlung fällig – Betrag, Frist und deine Zahlwege wie in der Mail: Überweisung mit Verwendungszweck, PayPal-Link oder im Studio.
• Bitte ausfüllen – offene Einwilligungen (selbst angefordert oder automatisch vor dem Termin). Dein Kunde füllt sie direkt aus und landet danach wieder in seinem Bereich.
• Dokumente – unterschriebene Einwilligungen mit Datum, Status und Prüfsumme sowie deine Pflegehinweise. Antworten auf Gesundheitsfragen zeigt der Bereich nicht.
• Anfragen – Status, Motivtext und Referenzbilder seiner Anfragen.
• Nachrichten – ein Gespräch mit deinem Studio, mit Fotos. Du antwortest in der App: Nachrichten.
• Meine Daten – Name, Telefon, Sprache und „Erinnerungen per SMS“. Ändert dein Kunde etwas, steht es im Protokoll der Kundenakte („Online geändert“).

Nie zu sehen: deine internen Notizen, interne Preise, die Abrechnung mit Artists und andere Kunden.

So kommt dein Kunde hinein

Der Bereich gibt es nur mit Kundenkonto – E-Mail und Passwort oder mit einem Klick über Apple oder Google, dazu auf Wunsch ein Passkey. Bevor dein Kunde seine Daten sieht, bestätigt er seine E-Mail-Adresse.

• Link in jeder Mail: Buchung, Terminbestätigung, Erinnerung, Nachsorge, Einwilligung, Anfrage angenommen – unten steht sein persönlicher Link. Er füllt die E-Mail vor und führt zur Anmeldung bzw. zum Konto anlegen; daneben führt Nachricht schreiben direkt ins Gespräch mit dir.
• Bei Buchung und Anfrage: der Haken Kundenkonto anlegen mit Passwortfeld – freiwillig, standardmäßig aus. Nach dem Absenden bietet die Seite den Bereich noch einmal an, auch per Apple oder Google.
• Nach der Einwilligung: „Dein Bereich“ mit denselben Wegen.
• Aus der Kundenakte: In der Kundenakte unter Kundenbereich schickst du mit Link zum Kundenbereich senden eine Mail mit dem Link. Dort siehst du auch, wann dein Kunde zuletzt in seinem Bereich bei dir war.

Ein Konto für alle Studios

Dein Kunde hat ein Konto für alle Studios, die Inkfuchs nutzen. Oben im Bereich wählt er das Studio – jedes erscheint in seinem eigenen Look. Verknüpft wird nur über seine bestätigte E-Mail-Adresse: Legst du ihn mit derselben Adresse an (Buchung, Anfrage oder von Hand), erscheint dein Studio bei ihm automatisch.

Änderst du die E-Mail-Adresse in der Kundenakte, löst sich die Verknüpfung sofort; ältere Links aus Mails gelten dann nicht mehr. Passt die neue Adresse zu einem Konto, verbindet sie sich beim nächsten Öffnen wieder.

Mein Kunde hat mit Apple eine verborgene Adresse gewählt – was nun?

Dann kennt Inkfuchs zuerst nur Apples Weiterleitungsadresse. Im Bereich tippt dein Kunde auf Andere Adresse bestätigen, gibt die Adresse aus der Buchung ein und bestätigt sie mit einem Code. Danach sieht er seine Termine.

Kann mein Kunde sein Konto löschen?

Ja, unter Meine Daten → Konto löschen. Dabei verschwindet nur das Konto. Termine, Einwilligungen und Anfragen bleiben bei dir – um deren Löschung bittet dein Kunde dich direkt.

Ist der Bereich sicher?

Jede Anfrage braucht eine Anmeldung, der Bereich zeigt nur Daten dieses Kunden in deinem Studio, und Suchmaschinen sehen ihn nicht. Die Links aus Mails sind nur der Einstieg: Ohne Anmeldung öffnen sie keine Daten. In der Datenbank steht von ihnen nur eine Prüfsumme; sie gelten 60 Tage.