Doppelte Kunden vermeiden und zusammenführen

Eine Person, eine Akte – dann stehen Termine, Einwilligungen, Anzahlungen und Nachrichten an einem Ort. Inkfuchs sorgt dafür an drei Stellen.

Online-Buchung, Anfrage und Einwilligung: still zur vorhandenen Akte

Bucht jemand ohne Anmeldung online, schickt eine Anfrage oder füllt eine Einwilligung per QR-Code aus, sucht Inkfuchs die Akte in deinem Studio:

1. über die E-Mail-Adresse (Groß-/Kleinschreibung egal),
2. sonst über die Handynummer einer Akte ohne E-Mail – etwa eine Kundin, die du am Tresen nur mit Nummer angelegt hast. Festnetznummern zählen nicht, die teilen sich oft mehrere Personen.

Gibt es die Akte, landet alles dort – es entsteht nie eine zweite. Was in der Akte steht, wird dabei nicht überschrieben. Weicht etwas ab (anderer Name, neue Nummer, ein Geburtsdatum aus der Einwilligung), steht oben in der Akte:

Du hakst an, was stimmt, und tippst auf Übernehmen – oder Verwerfen. Beides steht im Protokoll.

Die Buchungsseite verrät dabei nichts: Sie antwortet für bekannte und neue Adressen gleich – mit demselben Inhalt und in derselben Zeit. Nur die Bestätigungsmail (die ja an die Adresse selbst geht) sagt bei einem Kundenkonto: „Dein Termin steht auch in deinem Kundenbereich.“

Kunde anlegen: Warnung statt Doppel

Tippst du beim Anlegen oder Bearbeiten eine E-Mail oder Telefonnummer ein, die es im Studio schon gibt, erscheint sofort:

Anlegen geht dann nur noch ausdrücklich mit Trotzdem anlegen – zum Beispiel, wenn Mutter und Tochter dieselbe Familien-Adresse nutzen. Beim Zuordnen (etwa einer Anfrage) kannst du mit Diese Akte nehmen gleich die vorhandene wählen. Beim Bearbeiten fragt das Speichern noch einmal nach.

Mögliche Dubletten finden und zusammenführen

In der Kundenliste oben rechts: Mögliche Dubletten. Dort stehen Akten, die sich eine E-Mail, eine Telefonnummer (egal wie geschrieben – „0176 …“ und „+49 176 …“ sind gleich) oder Name und Geburtsdatum teilen – dieselbe Erkennung wie beim Umzug zu Inkfuchs.

• Keine Dubletten – verschiedene Personen: Die Akten erscheinen hier nicht mehr zusammen.
• Zusammenführen … – die älteste Akte bleibt (umdrehen geht), die andere geht in ihr auf.

So läuft das Zusammenführen:

1. Vorschau: was wandert – Termine (mit Anzahlungen und Online-Zahlungen), Projekte, Anfragen, Nachrichten (ein gemeinsames Gespräch), Einwilligungen, Dateien wie Referenzbilder und Fotos.
2. Je Feld wählen, wo sich die Akten unterscheiden: welcher Name, welche E-Mail, welche Nummer … Notizen und Merkmale gehen auch beide. Hat eine Akte „Nachrichten per SMS“ abgelehnt, bleibt es abgelehnt.
3. Namen eintippen der Akte, die verschwindet – dann Zusammenführen.

Die zweite Akte verschwindet aus allen Listen; alte Links auf sie führen zur bleibenden Akte. Im Protokoll steht „Zusammengeführt“ mit dem, was gewandert ist. Ein Kundenkonto verbindet sich über die E-Mail der bleibenden Akte neu.

Auch aus einer Akte heraus geht es: ··· → Mit anderer Akte zusammenführen … und die andere Akte suchen.

Was passiert mit einer Werbe-Einwilligung?

Sie bleibt bei der bleibenden Akte, wie sie ist. Übernimm sie aus der anderen Akte nur, wenn du sie für diese Person nachweisen kannst.

Gibt es Grenzen?

Teilen sich sehr viele Akten denselben Wert (zum Beispiel die Studio-Nummer, beim Umzug für alle eingetragen), zeigt Inkfuchs sie nicht als Dubletten – das ist dann eher ein Platzhalter als eine Person.