Umzug zu Inkfuchs – Kunden und Termine übernehmen

Hier beginnt die Revolution – und dein altes Programm bleibt nicht im Weg. Mit Daten übernehmen holst du Kunden und Termine in wenigen Minuten zu Inkfuchs: Datei hochladen, Spalten prüfen, Vorschau ansehen, übernehmen.

So geht's

1. Exportieren: In deinem bisherigen Programm Kunden bzw. Termine als CSV oder Excel (.xlsx) exportieren – eine Datei für Kunden, eine für Termine. Höchstens 20 MB und 50.000 Zeilen je Datei.
2. Hochladen: Öffne Einstellungen → Daten übernehmen und zieh die Datei hinein oder tippe auf Datei auswählen. Kodierung (UTF-8, Windows/Excel) und Trennzeichen (Semikolon, Komma, Tab) erkennen wir selbst.
3. Zuordnen: Wir schlagen vor, welche Spalte wohin gehört – nach den Spaltennamen auf Deutsch oder Englisch. Prüf die Vorschläge, ändere sie bei Bedarf und stell die Optionen ein (siehe unten).
4. Vorschau: Jede Zeile wird geprüft: neu, zusammenführen, überspringen oder Fehler – mit Grund. Noch ist nichts gespeichert.
5. Übernehmen: Ein Tipp, und der Import läuft im Hintergrund – auch bei großen Dateien. Du siehst den Fortschritt und kannst abbrechen. Danach zeigt dir die Übersicht, was übernommen, übersprungen und fehlerhaft war.

Bei Kunden und Terminen: erst die Kunden, dann die Termine. Termine finden ihre Kund:innen dann über E-Mail, Telefon oder Name.

Aus Bookly

Bookly ist ein Buchungs-Plugin für WordPress. Den Export gibt es mit Bookly Pro:

• Kunden: In WordPress unter Bookly → Kunden auf Export to CSV tippen, alle Spalten anhaken.
• Termine: Unter Bookly → Termine den Zeitraum wählen (z. B. ab heute), dann Export to CSV.

Das Trennzeichen (Komma oder Semikolon) ist egal. Wir erkennen die Bookly-Spalten auf Deutsch und Englisch – „Vollständiger Name“ bzw. „Full name“, „Termin-Datum“, „Mitarbeiter“, „Dienstleistung“, „Dauer“ und so weiter – und wählen die Vorlage Bookly von selbst. Daten wie „12. Oktober 2026 14:00“, „October 12, 2026 2:00 pm“ oder „2026-10-12 14:00:00“ und Dauern wie „1 h 30 min“ verstehen wir.

Aus Excel oder einem anderen Programm

Jede Tabelle mit einer Kopfzeile geht. Typische Spaltennamen ordnen wir selbst zu, zum Beispiel:

• Kunden: Name oder Vorname/Nachname, E-Mail, Telefon/Handy, Geburtsdatum, Tags, Notiz. Adresse, Straße, PLZ und Ort landen als Text in der Notiz.
• Termine: Datum (mit oder ohne Uhrzeit), Uhrzeit, Ende oder Dauer, Artist/Mitarbeiter, Leistung, Status, Kunde (Name, E-Mail, Telefon), Preis, Notiz.

Datumsangaben wie 12.10.2026, 2026-10-12 und 10/12/2026 gehen. Bei Schrägstrichen erkennen wir Tag/Monat oder Monat/Tag an der ganzen Spalte – im Zweifel stellst du unter Optionen → Datumsformat um. Telefonnummern ohne Ländervorwahl bekommen die Vorwahl deines Hauptstandorts und werden einheitlich geschrieben (+49 176 …).

Optionen

Was passiert mit Kund:innen, die es schon gibt?

Wir erkennen Duplikate an der E-Mail, der Telefonnummer oder an Name und Geburtsdatum – gegen deine vorhandenen Kund:innen und innerhalb der Datei. Du wählst:

• Überspringen (Standard): Die vorhandene Akte bleibt, wie sie ist.
• Zusammenführen: Leere Felder der vorhandenen Akte (E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Notiz) werden gefüllt, neue Tags ergänzt. Nichts wird überschrieben.

Nur künftige Termine – oder mit Historie?

Standardmäßig kommen nur künftige Termine mit, abgesagte nicht. Mit Auch vergangene Termine als Historie kommt alles – vergangene bestätigte Termine gelten dann als erledigt.

Artists und Leistungen

Für jeden Namen in der Spalte „Artist“ bzw. „Mitarbeiter“ wählst du die Person aus deinem Team. Gleiche Namen ordnen wir selbst zu; wen wir nicht finden, markieren wir mit Bitte prüfen. Auch Artists ohne Zugang stehen zur Wahl.

Leistungen ordnest du einer vorhandenen Leistung zu. Ohne passende Leistung kommt der Termin in die Sammel-Leistung Import – der Name aus der Datei bleibt als Titel des Termins. „Import“ ist nicht online buchbar; du kannst sie unter Leistungen umbenennen.

Erinnerungen

Beim Import geht keine Mail und keine SMS raus – weder Bestätigungen noch Erinnerungen. Standardmäßig bekommen importierte Termine auch später keine automatischen Nachrichten. Schaltest du Erinnerungen für importierte Termine senden ein, bekommen künftige importierte Termine ab jetzt Erinnerung, Einwilligung vorab und Nachsorge nach deinen Einstellungen – wie alle anderen Termine.

Was nicht mitkommt

• Gesundheitsangaben und Einwilligungen übernehmen wir nicht. Sie bleiben im alten System bzw. archiviert bei dir im Studio – neue Einwilligungen holst du mit digitaler Einwilligung ein.
• Werbe-Einwilligungen (Newsletter) setzen wir bei importierten Kund:innen nie – dafür bräuchte es einen Nachweis.
• Zahlungsdaten: Anzahlungen und Zahlungen landen höchstens als Info-Text in der Notiz des Termins, nie als „bezahlt“.

Fehler nachbessern

Zeilen mit Fehler (zum Beispiel ohne Namen, ohne Datum oder mit unlesbarer Uhrzeit) kommen nicht mit. Nach dem Import lädst du die Fehlerliste (CSV) herunter: alle fehlerhaften Zeilen mit allen Spalten und dem Grund. In Excel nachbessern, speichern, erneut hochladen – was schon da ist, erkennen wir an E-Mail, Telefon oder Name mit Geburtsdatum (Termine an Beginn, Artist und Kunde) und überspringen es. Die Fehlerliste liegt 7 Tage bereit.

Zeilen mit Hinweis kommen mit – zum Beispiel eine ungültige E-Mail (die dann leer bleibt) oder ein Termin ohne Dauer (60 Minuten).

Rückgängig machen

7 Tage lang kannst du einen Import unter Bisherige Importe rückgängig machen. Gelöscht wird alles, was dieser Import angelegt hat und seitdem nicht verwendet wurde. Verwendet heißt: geändert, verschoben, mit Einwilligung, Nachricht, SMS, Anzahlung, Projekt, Anfrage oder Kundenkonto. Solche Datensätze bleiben – wir zeigen dir, welche. Zusammengeführte Felder werden wieder geleert, solange die Akte seitdem unverändert ist.

Datenschutz

• Die Datei liegt nur verschlüsselt bei uns – bis der Import fertig ist, ohne Start höchstens 24 Stunden. Danach ist sie gelöscht.
• Jeder Import steht im Protokoll: wer, wann, welche Datei, wie viele Zeilen neu, zusammengeführt, übersprungen, fehlerhaft.
• Dein Studio ist für die übernommenen Daten verantwortlich – wie für alle Daten in Inkfuchs.

Wer darf das?

Standardmäßig Inhaber:innen und Studioleitung – über das Recht Daten übernehmen (Import). Termine übernehmen darf nur, wer auch alle Termine bearbeiten darf; rückgängig machen nur, wer Kundendaten löschen darf. Rechte vergibst du im Team, siehe Team einladen und Rollen vergeben.

Kann ich meine Daten später auch wieder mitnehmen?

Ja. Über Daten exportieren bekommst du jederzeit alles als ZIP – mit CSV für Excel und einer JSON-Datei für die nächste Software.