Erinnerungen & Nachsorge

So läuft es ab

Inkfuchs schickt deinen Kunden automatisch E-Mails – im Namen deines Studios, in ihrer Sprache (Deutsch oder Englisch). Einstellen kannst du alles unter Einstellungen → Erinnerungen & Nachsorge.

• 48 Stunden vorher – Erinnerung: Termin, Adresse, deine Vorbereitungstipps und der Knopf Absagen oder verschieben.
• Tag 1 – Pflegehinweise: deine Pflegeanleitung zum Nachlesen.
• Tag 14 – Wie heilt es? Die Frage nach der Heilung mit der Bitte um ein Foto. Die Antwort kommt per Mail bei dir an.
• Tag 42 – Nachstechen? Mit Knopf zu deiner Buchungsseite – und der Bitte um eine Google-Bewertung.

Jede Mail geht pro Termin genau einmal raus – auch wenn du einen Zeitpunkt später änderst.

Erinnerung vor dem Termin

• Zeitpunkt: Standard ist eine Erinnerung 48 Stunden vorher. Eine zweite, zum Beispiel 24 Stunden vorher, kannst du dazunehmen – bis zu drei. Bucht jemand kurzfristig, kommt die Erinnerung sofort.
• Welche Termine: bestätigte und angefragte. Reservierte Termine mit offener Anzahlung bekommen erst eine Erinnerung, wenn bezahlt ist.
• Vorbereitungstipps: Lässt du das Feld leer, nutzt Inkfuchs einen Standardtext (Zeit mitbringen, vorher etwas essen, Ausweis dabeihaben, bequeme Kleidung). Mit Standardtext anpassen machst du daraus deinen eigenen. Eine Zeile pro Absatz, Listenpunkte mit „- “ am Anfang. Die Vorschau zeigt, wie es in der Mail aussieht.

Absagen ohne Konto

Der Knopf Absagen oder verschieben öffnet eine Seite mit deinem Studio vorne: Leistung, Datum, Uhrzeit, Artist und Adresse. Anmelden muss sich dein Kunde dafür nicht.

• Absagen: Dein Kunde sieht vorher deine Regeln – bis wann die Absage kostenlos ist (Einstellungen → Buchung) und ob eine bezahlte Anzahlung bei kurzfristiger Absage verfällt (Einstellungen → Anzahlungen). Nach dem Bestätigen steht der Termin auf „abgesagt“, der Platz ist wieder frei. Dein Kalender aktualisiert sich sofort, du bekommst eine Mail an die Studio-Adresse aus Einstellungen → Allgemein, und im Protokoll steht „Online abgesagt“.
• Verschieben: Die Seite zeigt Telefon und E-Mail deines Studios. Ihr findet den neuen Termin gemeinsam.
• Gültig ist der Link bis zum Beginn des Termins. Verschiebst du den Termin, gilt er weiter und zeigt die neue Zeit.

Nachsorge nach dem Termin

Die Nachsorge gibt es nach Tattoo-Terminen (auch Flash und Nachstechen), sobald der Termin auf „erledigt“ steht. Jede der drei Mails kannst du einzeln abschalten und ihren Tag wählen.

• Pflegehinweise: Ohne eigenen Text schickt Inkfuchs kurze, allgemeine Hinweise und verweist auf deine Pflegeanleitung aus dem Studio. Medizinische Ratschläge enthält der Standardtext bewusst nicht.
• Wie heilt es? Dein Kunde antwortet einfach auf die Mail, am besten mit einem Foto.
• Nachstechen? Der Knopf führt zu deiner Buchungsseite. Ist die Online-Buchung aus, bittet die Mail um eine Antwort per Mail. Diese Mail entfällt nach einem Nachstech-Termin und wenn dein Kunde schon einen nächsten Termin hat, zum Beispiel die Folgesitzung.

Google-Bewertungen

Trag unter Link zu deinen Google-Bewertungen den Link aus deinem Google-Unternehmensprofil ein („Nach Rezensionen fragen“). Er muss mit https:// beginnen. Dann enthält die Mail an Tag 42 einen kurzen Absatz mit der Bitte um eine Bewertung. Ohne Link entfällt er.

Häufige Fragen

Kann ich die zweite Erinnerung 24 Stunden vorher wieder einschalten?

Ja. Wähle unter Zeitpunkte zusätzlich „1 Tag vorher“. Bis zu drei Erinnerungen sind möglich.

Bekommen meine Kunden Erinnerungen per SMS oder WhatsApp?

Noch nicht. Im Moment laufen Erinnerungen und Nachsorge per E-Mail.

Was passiert mit meinen bisherigen Einstellungen?

Hattest du noch die alten Standards (Erinnerung 48 und 24 Stunden vorher, Nachsorge an Tag 1, 7 und 28), gelten jetzt automatisch die neuen. Eigene Werte bleiben, wie du sie eingestellt hast.