Kunden über Termine informieren

Dein Kunde soll nie zur falschen Zeit vor der Tür stehen. Darum bekommt er Bescheid, sobald sich an seinem Termin etwas ändert, das ihn betrifft – standardmäßig per Mail, auf Wunsch zusätzlich per SMS.

Wann dein Kunde Bescheid bekommt

• Termin mit Kunde anlegen → „Dein Termin bei …“: Datum, Uhrzeit, Artist, Leistung, Adresse, ggf. die Anzahlung mit Zahlungsanleitung und Verwendungszweck, dazu der Knopf Absagen oder verschieben und deine Absageregeln. Steht der Termin auf „Angefragt“, heißt es „Deine Terminanfrage“ – das Studio bestätigt sie noch.
• „Angefragt“ oder „Reserviert“ → „Bestätigt“ → „Dein Termin ist bestätigt“ – auch, wenn die Anzahlung eingegangen ist.
• Datum, Uhrzeit, Artist oder Standort ändern → „Dein Termin wurde verschoben“: die neue Zeit, darunter die alte.
• Status „Abgesagt“ → „Dein Termin wurde abgesagt“ – mit Knopf zur Online-Buchung, wenn sie bei dir an ist.

Nichts geht raus bei Blockern, Terminen ohne Kunde, Terminen in der Vergangenheit und bei rein internen Änderungen wie Notizen, Platz, Ende oder Anzahlung. Ein abgesagter Termin bekommt nur die Absage. Löschen informiert nicht – willst du deinem Kunden Bescheid geben, sag den Termin ab.

Die Mail kommt im Namen deines Studios, auf Deutsch oder Englisch – je nach Sprache in der Kundenakte. Notizen und Gesundheitsangaben stehen nie drin. Antwortet dein Kunde, landet die Antwort bei der Adresse aus Einstellungen → Allgemein.

Im Termin-Dialog

Unten im Termin stehen zwei Haken, sobald die Änderung deinen Kunden betrifft:

• Kunde per Mail informieren – vorausgewählt. Ohne E-Mail-Adresse in der Kundenakte ist der Haken gesperrt; gespeichert wird trotzdem.
• Zusätzlich per SMS – nicht vorausgewählt. Eine kurze SMS mit Link zur Termin-Seite.

Nach dem Speichern zeigt Inkfuchs kurz an, wie dein Kunde informiert wurde. Ging etwas nicht raus, siehst du den Grund unter Protokolle bei Mails bzw. SMS – der Termin ist trotzdem gespeichert.

Ziehen im Kalender, Absagen, Status

Verschiebst du einen Kundentermin per Ziehen, fragt Inkfuchs kurz nach – mit denselben Haken. Verschieben speichert und informiert, Abbrechen lässt den Termin, wo er war. Genauso beim Absagen und wenn du im Rechtsklick-Menü einen Termin bestätigst. Nur die Länge zu ändern ist intern – da fragt niemand.

Rückgängig nimmt dieselbe Wahl: Hat dein Kunde die neue Zeit bekommen, bekommt er auch die alte wieder. Ein gelöschter Termin, den du zurückholst, informiert nicht.

SMS: kurz und nicht inklusive

Die SMS nennt dein Studio, Datum, Uhrzeit und einen kurzen Link zur Termin-Seite – ohne Leistung, Artist oder Gesundheitsangaben. Sie kostet ca. 7,5 Cent zum Selbstkostenpreis und steht mit ihren Kosten unter Protokolle, Reiter SMS. Inklusive bleibt die eine Erinnerungs-SMS je Termin (SMS-Erinnerungen).

Den Haken gibt es nur, wenn SMS bei dir möglich ist: ab Paket Pro, mit Handynummer in der Kundenakte und wenn dein Kunde SMS nicht abgelehnt hat (Kundenakte → „Erinnerungen per SMS“). Sonst ist er gesperrt und sagt dir, warum. Bestätigung und Absage gehen je Termin höchstens einmal per SMS raus – auch bei einem Doppelklick.

Was vorausgewählt ist

Unter Einstellungen → Erinnerungen & Nachsorge legst du im Bereich Bestätigung & Änderungen fest, ob die Haken schon gesetzt sind. Standard: Mail an, SMS aus. Die Einstellung gilt auch für Termine, die über andere Wege entstehen.

Häufige Fragen

Bekommt mein Kunde bei einer Online-Buchung zwei Mails?

Nein. Bucht dein Kunde selbst online, bekommt er die Buchungsbestätigung der Buchungsseite. Die Haken gelten für Termine, die du im Studio anlegst oder änderst.

Kann ich die Mail abschalten?

Ja – einfach den Haken herausnehmen, für einen Termin oder als Standard in den Einstellungen. Empfehlen würden wir es nicht: Wer seinen Termin schriftlich hat, kommt pünktlich.