Digitale Einwilligung per QR-Code

So läuft es ab

1. QR-Code erzeugen: Unter Einwilligungen auf QR-Code erzeugen tippen – oder direkt in der Kundenakte, dann sind Name und Kontaktdaten schon ausgefüllt. Wähle das Formular, zum Beispiel Tattoo oder Piercing, und wie lange der Code gilt: 2 Stunden bis 7 Tage.
2. Kunde scannt: mit der Handy-Kamera am Tresen – oder du schickst ihm den Link vor dem Termin. Das Formular öffnet sich im Browser, auf Deutsch oder Englisch.
3. Ausfüllen: persönliche Daten, Gesundheitsfragen, Aufklärung bestätigen, unterschreiben – vier kurze Schritte.
4. Fertig: Die Einwilligung erscheint sofort in der Liste und in der Kundenakte. Ist der Kunde neu, legt Inkfuchs ihn automatisch an.

Jeder Code gilt für genau eine Einwilligung. Für den nächsten Kunden erzeugst du einen neuen.

Sicher abgelegt

• Eingefroren: Formulartext, Antworten und Unterschrift werden beim Unterschreiben festgehalten und mit einer Prüfsumme gesichert, die mit einem geheimen Schlüssel deines Studios berechnet wird – aus ihr lässt sich keine Antwort erraten. Auch die Datenbank lässt danach keine Änderung mehr zu. Änderst du später die Vorlage, entsteht eine neue Version – unterschriebene Einwilligungen bleiben, wie sie sind.
• Gesundheitsangaben verschlüsselt: mit einem eigenen Schlüssel für dein Studio. Inhaber:in und Studioleitung sehen sie bei allen Kund:innen; Artists, Gast-Artists und Piercer:innen nur bei ihren eigenen – mit Termin oder Projekt bei ihnen oder wenn die Einwilligung über ihren QR-Code kam. Empfang und Azubis sehen sie nicht. Je Person änderst du das unter Team im Bereich Rechte.
• Protokolliert: Jeder Blick in die Gesundheitsangaben wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
• Nie per Mail: Gesundheitsangaben verschicken wir nicht per E-Mail.

Ausweis prüfen

Öffne die Einwilligung und tippe nach dem Blick auf den Ausweis auf Ausweis geprüft. In der Liste siehst du, wo die Prüfung noch offen ist, und kannst danach filtern. Ein Foto vom Ausweis speichert Inkfuchs nicht.

Kopie für deinen Kunden

Ist Kopie an Kunden eingeschaltet (Standard), bekommt dein Kunde nach dem Unterschreiben eine Bestätigung per E-Mail – mit Formular, Zeitpunkt und Prüfsumme, ohne Gesundheitsangaben. Die Mail kommt im Namen deines Studios; antwortet dein Kunde, landet die Antwort bei der Adresse aus Einstellungen → Allgemein („E-Mail für Kunden“).

Einstellungen

Unter Einstellungen → Einwilligung legst du fest:

• Mindestalter für Tattoo (Standard 18) und Piercing (Standard 16) – jünger geht nie, auch nicht mit Einverständnis der Eltern
• Minderjährige ab dem Mindestalter bis 17, je Art: erst ab 18 (Standard beim Tattoo) oder nur mit Eltern-Unterschrift (Standard beim Piercing). Dann kommt ein Elternteil mit ins Studio, trägt den Namen ein und unterschreibt mit; den Ausweis prüft ihr vor Ort
• ob die Ausweisprüfung zum Ablauf gehört und ob dein Kunde eine Kopie bekommt
• wie lange unterschriebene Einwilligungen aufbewahrt werden (Standard 10 Jahre)

Die Formulare selbst – Fragen, Aufklärung, Bestätigungen – bearbeitest du unter Einwilligungen im Reiter Vorlagen.