Daten exportieren – alles aus deinem Studio als ZIP

Deine Daten gehören dir. Mit dem Daten-Export nimmst du alles mit, was in Inkfuchs über dein Studio gespeichert ist – für einen Umzug, fürs eigene Archiv oder einfach, um zu sehen, was drin ist.

So geht's

1. Öffne Einstellungen → Daten exportieren.
2. Entscheide, ob die Gesundheitsangaben aus den Einwilligungen dabei sein sollen (siehe unten). Ohne Haken bleiben sie draußen.
3. Tippe auf Export starten.

Der Export läuft im Hintergrund – auch bei großen Studios mit vielen Bildern. Du kannst die Seite verlassen. Sobald er fertig ist, bekommst du eine Mail „Dein Export ist fertig“. Die Mail enthält keine Daten und keinen Anhang, nur den Link in die App. Dort lädst du die Datei unter Bisherige Exporte mit Herunterladen herunter.

Was ist drin?

• LIESMICH.txt – Studio, Stand, wer exportiert hat, alle CSV-Dateien mit ihren Spalten
• csv/ – Tabellen für Excel & Co.: Kunden, Termine, Anzahlungen, Anfragen, Projekte, Nachrichten aus dem Kundenbereich, Leistungen, Team, Arbeitszeiten, Standorte, Arbeitsplätze, Öffnungszeiten, Abwesenheiten, Einwilligungen
• daten.json – alles noch einmal in maschinenlesbarer Form, mit Versionsnummer des Formats – für einen Umzug in eine andere Software
• dateien/ – Logo, Bilder deiner Homepage, Profilbilder, die Referenzbilder der Anfragen und Fotos aus Nachrichten

Bei Einwilligungen stehen ohne Haken nur die Eckdaten drin: Person, Formular, Datum, Ausweisprüfung, Prüfsumme und ob die Prüfsumme noch stimmt. Nachrichten aus dem Kundenbereich sind immer dabei – schreibt eine Kundin dort etwas zu ihrer Gesundheit („das Tattoo ist entzündet“), steht das auch im Export.

Wie öffne ich die CSV-Dateien in Excel?

Doppelklick genügt: Die Dateien sind UTF-8 mit Semikolon als Trennzeichen und deutschen Spaltennamen – Umlaute und Beträge („50,00“) stimmen. Zeiten stehen in der Zeitzone deines Studios. Texte, die mit =, +, - oder @ beginnen (z. B. Telefonnummern wie +49 …), stehen mit einem vorangestellten Apostroph in der Datei – so kann kein Tabellenprogramm sie als Formel ausführen.

Mit Gesundheitsangaben

Setzt du den Haken Einwilligungen mit Gesundheitsangaben einschließen, kommen die Antworten aus dem Gesundheitsfragebogen (entschlüsselt) und die Unterschriften dazu: csv/gesundheitsangaben.csv (eine Zeile je Antwort) und die Unterschriften als Bilder.

Dafür bestätigst du, dass du es bist – mit deinem Passwort oder, wenn du die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzt, mit einem Code aus deiner Authenticator-App. Nach 5 falschen Versuchen ist 15 Minuten Pause.

Sicherheit

• Nur du: Herunterladen kann nur die Person, die den Export angefordert hat – angemeldet und mit den passenden Rechten. Andere im Team sehen in der Liste nur, dass es ihn gibt.
• Verschlüsselt abgelegt: Bis zum Herunterladen liegt der Export verschlüsselt in der Dateiablage.
• 7 Tage: Danach wird die Datei automatisch gelöscht. Du kannst sie auch vorher über ··· → Löschen entfernen. Der Eintrag bleibt als Nachweis in der Liste.
• Prüfsumme: Über ··· → Prüfsumme kopieren bekommst du den SHA-256-Wert der Datei, um sie nach dem Herunterladen zu prüfen.
• Protokoll: „Daten exportiert“ (mit oder ohne Gesundheitsangaben) und jedes Herunterladen stehen im Protokoll.
• Einer je Stunde: Pro Studio geht 1 Studio-Export je Stunde.

Wer darf das?

Standardmäßig nur Inhaber:innen – über das Recht Alle Studiodaten exportieren. Du kannst es im Team einer weiteren Person geben, siehe Team einladen und Rollen vergeben. Gesundheitsangaben exportiert nur, wer zusätzlich Gesundheitsdaten aller Kund:innen hat.

Für Auskunftsanfragen einzelner Kund:innen gibt es einen eigenen Export direkt in der Kundenakte: Auskunft für Kund:innen.