Nachrichten – Kunden schreiben dir direkt

„Guck mal, so sieht mein Tattoo heute aus“ – statt per WhatsApp an dein privates Handy kommt das ab jetzt in Inkfuchs an. Jeder Kunde hat ein Gespräch mit deinem Studio. Er schreibt aus seinem Kundenbereich, du antwortest unter Nachrichten.

So läuft es ab

1. Dein Kunde schreibt im Kundenbereich unter Nachrichten – Text und bis zu 5 Fotos, auf Wunsch zu einem Termin oder einer Anfrage.
2. Du siehst es sofort: Unter Nachrichten in der Seitenleiste steht die Zahl der ungelesenen Gespräche. Auf Wunsch kommt zusätzlich eine kurze Mail an die Adresse deines Studios.
3. Du antwortest im Gespräch – mit Text und Fotos. Dein Kunde bekommt eine Mail „Neue Nachricht von <dein Studio>“ mit Link in sein Gespräch.
4. Erledigt? Tipp auf Erledigt. Schreibt der Kunde wieder, ist das Gespräch automatisch wieder offen.

Posteingang wie bei den Anfragen

• Ungelesen je Person: Was du geöffnet hast, ist für dich gelesen – für deine Kolleg:innen bleibt es ungelesen. Ungelesene Gespräche sind fett und haben einen Punkt.
• Pills oben: Alle · Ungelesen · Offen · Erledigt – mit Zahlen. Daneben Alle als gelesen markieren.
• Im Menü einer Zeile: Als gelesen bzw. ungelesen markieren.
• Die Zahl in der Seitenleiste und am App-Symbol schaltest du unter Konto → Darstellung ab – dieselbe Einstellung wie bei den Anfragen.

In der Kundenakte

In der Kundenakte gibt es den Abschnitt Nachrichten: das ganze Gespräch mit Antworten. Gibt es noch keins, schreibst du dort die erste Nachricht – dein Kunde bekommt dann eine Mail mit Link in seinen Bereich.

Datenschutz

• Nie in Mails: Benachrichtigungen enthalten nie den Inhalt oder Fotos – nur den Hinweis und den Link. In der Mail an dein Studio steht nur der Name des Kunden.
• Verschlüsselt: Texte werden mit dem Schlüssel deines Studios verschlüsselt gespeichert – sie können Gesundheitsangaben enthalten („die Stelle ist gerötet“).
• Fotos ohne Standort: Fotos werden vor dem Senden verkleinert, Standortdaten und Kamera-Angaben fallen weg. Sie sind privat: nur dein Kunde und Personen mit dem Recht Nachrichten bearbeiten sehen sie.
• Wer darf? Standardmäßig Inhaber:in, Studioleitung und Empfang. Artists schaltest du unter Team im Bereich Rechte frei.

Einstellungen

Unter Einstellungen → Anfragen & Projekte legst du fest, ob dein Studio bei neuen Nachrichten eine Mail bekommt (Standard an, höchstens eine je 15 Minuten und Gespräch). Die Adresse dafür steht unter Einstellungen → Allgemein.

Landen Antworten auf meine Mails auch hier?

Noch nicht: Antwortet dein Kunde direkt auf eine Mail, geht die Antwort wie bisher an die Adresse deines Studios. Unten in jeder Mail steht aber Nachricht schreiben – das führt direkt in sein Gespräch.