Anfrage in ein Projekt umwandeln

Eine Tattoo-Anfrage ist der Anfang, das Projekt ist die Arbeit daran: Größe, Stil, Sitzungen, Preisschätzung und die Termine. Unter Anfragen machst du aus einer Anfrage mit einem Klick ein Projekt.

So geht's

1. Öffne die Anfrage unter Anfragen.
2. Gibt es noch keine Kundenakte, legst du sie an oder verknüpfst die passende – Inkfuchs schlägt sie dir vor, wenn E-Mail oder Telefon schon bekannt sind.
3. Klick auf In Projekt umwandeln, prüf den Projekttitel und wähl den Artist.
4. Lass Kunde per Mail informieren angehakt, wenn dein Kunde Bescheid bekommen soll, und klick auf Umwandeln.

Danach passiert automatisch:

• Die Anfrage steht auf Angenommen.
• Das Projekt übernimmt Körperstelle, Größe, Stil, Farbe, das Budget als Preisschätzung und das Motiv als Notiz.
• Anfrage und Projekt bleiben verknüpft: In der Anfrage siehst du das Projekt, im Projekt die Anfrage – jeweils mit Link.
• Im Protokoll steht, wer umgewandelt hat und ob die Mail rausging.

Referenzbilder

Kunden können über das Anfrage-Formular deiner Buchungsseite bis zu 5 Bilder mitschicken – Vorlagen, Skizzen oder die Stelle. Du kannst in der Anfrage weitere hinzufügen, insgesamt bis zu 10. Fotos werden vor dem Hochladen verkleinert, Standortdaten fallen dabei weg.

Die Bilder gehören zur Anfrage und erscheinen ohne Kopie im Projekt. Sehen kann sie, wer Anfragen bearbeiten darf – und, sobald es das Projekt gibt, alle, die Kunden sehen dürfen. Öffentlich sind sie nie.

Die Mail an deinen Kunden

Mit Haken bekommt dein Kunde eine Mail im Namen deines Studios, auf Deutsch oder Englisch – je nach Sprache in der Kundenakte:

• deinen Text (oder unseren Standardtext),
• das Projekt mit Titel und Artist,
• den nächsten Schritt: Ist deine Online-Buchung an (Einstellungen → Buchungsregeln), führt der Knopf Termin buchen zu deiner Buchungsseite. Ist sie aus, kündigt die Mail an, dass du dich mit einem Terminvorschlag meldest.

Antwortet dein Kunde, landet die Antwort bei der Adresse aus Einstellungen → Allgemein. Ohne E-Mail-Adresse geht keine Mail raus – das Umwandeln klappt trotzdem.

Text und Haken einstellen

Unter Einstellungen → Anfragen & Projekte legst du fest:

• ob der Haken Kunde per Mail informieren beim Umwandeln schon gesetzt ist,
• deinen eigenen Text für die Mail. Lässt du das Feld leer, nutzt Inkfuchs den Standardtext in der Sprache deines Kunden. Die Vorschau zeigt die Mail genau so, wie sie rausgeht.

Projekt gelöscht?

Löschst du das Projekt, steht die Anfrage wieder auf In Prüfung – mit Eintrag im Protokoll. Die Referenzbilder bleiben an der Anfrage. Hattest du den Status der Anfrage inzwischen selbst geändert, zum Beispiel auf „Archiviert“, bleibt er so.

Häufige Fragen

Kann ich eine Anfrage löschen, aus der schon ein Projekt geworden ist?

Nein – ihre Referenzbilder gehören jetzt zum Projekt. Lösch zuerst das Projekt oder setz die Anfrage auf „Archiviert“.

Kann ich ein Projekt nachträglich mit einer Anfrage verknüpfen?

Die Verknüpfung entsteht nur beim Umwandeln. So stimmen Status und Protokoll der Anfrage immer.